Algemene Privacyverklaring

Ons Privacybeleid vind je terug in onze Algemene Privacyverklaring

Laatst aangepast op: 12/12/2024

Bij smartphoto vinden we je privacy heel belangrijk. Om van onze service te genieten, hebben we bepaalde gegevens van je nodig. In deze Algemene Privacyverklaring vind je terug wat we allemaal met deze gegevens doen en de juridische gronden waarop dit gebaseerd is.

Deze “Algemene Privacyverklaring” regelt de verwerking van je persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking: smartphoto group NV, met maatschappelijke zetel te Kwatrechtsteenweg 160, 9230 Wetteren, België en ingeschreven in de K.B.O. onder nummer 0405.706.755 (hierna: “smartphoto”).

Deze Algemene Privacyverklaring bevat je rechten en plichten ten aanzien van smartphoto en kan worden herwerkt of geüpdatet. We adviseren je om deze aandachtig te lezen en regelmatig opnieuw te bekijken.

Welke Persoonsgegevens verzamelen we van jou?

1. Gegevens met betrekking tot jouw gebruik van de website zonder registratie, zoals het IP-adres en jouw voorkeuren, de keuze van taal, keuze van regio of land, keuze van items in het winkelwagentje.
2. Gegevens met betrekking tot jouw smartphoto-account: e-mailadres, wachtwoord, voor- en familienaam, GSM-nummer, voorkeuren, andere door jou opgegeven gegevens, gemaakte bestellingen, persoonlijke gebeurtenissen in de kalenderfunctionaliteit.
3. Gegevens met betrekking tot de bestelling en levering van producten: voor- en familienaam, e-mailadres, adres, betalings- en facturatiegegevens.
4. Gegevens met betrekking tot de nieuwsbrief: voor- en familienaam, e-mailadres en inhoud van jouw communicatie
5. Gegevens met betrekking tot het gebruik van persoonlijke afbeeldingen en teksten.
6. Gegevens met betrekking tot jouw voorkeuren aangaande het gebruik van cookies.

Voor welk doel verzamelen en verwerken we jouw Persoonsgegevens ?

We verzamelen jouw Persoonsgegevens in de eerste plaats om de diensten van smartphoto (hierna "smartphoto-diensten") te kunnen aanbieden, alsook om jou de best mogelijke ervaring te verlenen op de smartphoto-website.

Wij verzamelen en verwerken jouw Persoonsgegevens daarnaast ook om jou op de hoogte te kunnen houden van nieuws, aanbiedingen en promoties van smartphoto.

Welke wettelijke basis gebruiken we om jouw Persoonsgegevens te verwerken ?

Wij verwerken jouw Persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst ;
• Jouw (expliciete) toestemming ;
• Het gerechtvaardigd belang van smartphoto.

Wie heeft toegang tot jouw Persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw Persoonsgegevens niet langer dan nodig is om te voldoen aan het doel waarvoor deze zijn verzameld. Indien je niet wenst dat jouw gegevens gedurende deze bewaartermijnen worden bijgehouden, kan je jouw recht op verwijdering toepassen.

Hoe lang bewaren wij jouw Persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw Persoonsgegevens niet langer dan nodig is om te voldoen aan het doel waarvoor deze zijn verzameld. Indien je niet wenst dat jouw gegevens gedurende deze bewaartermijnen worden bijgehouden, kan je jouw recht op verwijdering toepassen.

Wat zijn jouw rechten?

Voor elke verwerking van jouw Persoonsgegevens kan je de volgende rechten uitoefenen door een mail te sturen naar contact.nl@smartphoto.be:

• Recht op inzage: je hebt het recht om een kopie op te vragen van jouw Persoonsgegevens die de onderneming bewaart en verwerkt ;
• Recht op rectificatie :je hebt het recht om jouw gegevens te laten aanpassen als deze niet correct blijken te zijn ;
• Recht op bezwaar van verwerking: je kan ons op gelijk welk moment vragen om bijvoorbeeld de directe marketingcommunicatie stop te zetten ;
• Recht op het intrekken van jouw toestemming :je hebt het recht om een eerder verleende toestemming voor verwerking stop te zetten ;
• Recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) :je hebt het recht om klacht neer te leggen indien je vermoedt dat jouw Persoonsgegevens niet correct worden behandeld door smartphoto.

Je kan ook de volgende rechten uitoefenen met beperkte toezegging, afhankelijk van de wettelijke grond van verwerking en de wettelijke bewaartermijnen :

• Recht op wissen : je mag aan de onderneming vragen om jouw Persoonsgegevens te wissen ;
• Recht op beperking van verwerking : je mag vragen om verwerkingen van jouw Persoonsgegevens te beperken ;
• Recht op gegevensoverdracht : je hebt het recht om jouw persoonlijke data in een gestructureerd en machineleesbaar formaat op te vragen, of in een ander standaardformaat zodat het leesbaar is voor een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Meer informatie vind je in onze Algemene Privacyverklaring, hierna opgenomen.

Artikel 1 – Algemeen

Jouw privacy is heel erg belangrijk voor ons. Deze privacyverklaring is gemaakt om jou als bezoeker van de smartphoto-website of gebruiker van de smartphoto-diensten (hierna ook "je" of "jouw") te informeren over hoe we omgaan met jouw Persoonsgegevens, zijnde alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare persoon (hierna "Persoonsgegevens"), en hoe je deze gegevens kan controleren. Lees deze privacyverklaring aandachtig door, aangezien deze jouw rechten en plichten ten opzichte van smartphoto bevat.

Deze privacyverklaring kan regelmatig worden herwerkt. De datum waarop deze Privacy Policy laatst werd herzien, staat vermeld aan het begin van dit document.

De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw Persoonsgegevens is smartphoto group NV (hierna ‘smartphoto’), met maatschappelijke zetel te Kwatrechtsteenweg 160, 9230 Wetteren, België en ingeschreven in de K.B.O. onder nummer 0405.706.755

Het verzamelen en verwerken van Persoonsgegevens is onderworpen aan strikte voorwaarden. Smartphoto handelt in overeenstemming met:

• i. de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van Persoonsgegevens; en/of
• ii. alle (toekomstige) Belgische wetten ter uitvoering van deze Verordening.

Deze privacyverklaring is ondermeer van toepassing op het gebruik van jouw Persoonsgegevens in het kader van onze smartphoto-diensten, te weten de dienstverlening gerelateerd aan het bezoek aan de smartphoto-website, het beheren van je persoonlijke afbeeldingen en het bestellen van smartphoto-producten.

Je bent niet verplicht Persoonsgegevens met ons te delen. Wij kunnen je echter mogelijks niet de gewenste dienstverlening aanbieden als je ervoor kiest deze Persoonsgegevens niet met ons te delen.

Artikel 2 – Verzamelde persoonsgegevens

2.1. Persoonsgegevens die je ons meedeelt:

Artikel 3 – Doeleinden van de verwerking

3.1. Algemene doeleinden:

Smartphoto verzamelt en verwerkt jouw gegevens in de eerste plaats om jou de smartphoto-website en de bijhorende diensten te kunnen aanbieden
Verder gebruiken we jouw Persoonsgegevens bijkomend enkel voor de volgende doeleinden:

3.2. Direct marketing:

Indien smartphoto jouw Persoonsgegevens verkregen heeft in het kader van de verkoop van smartphoto-producten of het leveren van smartphoto-diensten, kan smartphoto jouw contactgegevens gebruiken om je promotioneel materiaal te sturen, waaronder SMS-marketing, met betrekking tot gelijkaardige producten en/of diensten. Dit op grond van het gerechtvaardigd belang van smartphoto. Overig promotioneel materiaal zal jou enkel worden toegezonden wanneer je daarvoor jouw voorafgaande toestemming gegeven hebt.

Indien smartphoto jouw Persoonsgegevens niet verkregen heeft in het kader van de verkoop van smartphoto-producten of het leveren van smartphoto-diensten, dan kan smartphoto jouw contactgegevens enkel gebruiken voor promotionele doeleinden wanneer je daarvoor jouw voorafgaande toestemming gegeven hebt.

Smartphoto kan eveneens sommige van jouw Persoonsgegevens doorgeven aan haar verwerkers voor directe marketingdoeleinden betreffende smartphoto en haar smartphoto-producten en/of smartphoto-diensten.

Je kan je op elk moment, gratis en zonder motivatie verzetten tegen het ontvangen van dergelijke e-mails, door te klikken op de opzegknop op het einde van een promotionele e-mail of door het sturen van een e-mail naar contact.nl@smartphoto.be

3.3. Doorgifte aan derde partijen:

Smartphoto zal je Persoonsgegevens niet doorgeven aan derde partijen zonder je toestemming, met uitzondering van:
- vennootschappen die rechtstreeks of onrechtstreeks verbonden zijn met smartphoto voor het uitvoeren van de gevraagde diensten (zoals levering van de bestelde goederen);
- derden in het kader van het beheer van je dossier. Je gegevens kunnen doorgegeven worden aan en verwerkt worden door software- en cloudleveranciers, financiële partners, leveranciers of elke andere derde die een rol speelt bij jouw dossier. De actuele lijst kan worden verkregen op eenvoudig verzoek per mail;
- ondernemingen met wie smartphoto een samenwerking is aangegaan zoals een partnernetwerk voor waardebonnen of een recensieplatform.

Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze derde partijen, die gelijkaardig zijn aan deze privacyverklaring, en wij garanderen dat de veiligheid en vertrouwelijkheid met betrekking tot jouw Persoonsgegevens worden nageleefd.Verder zullen wij jouw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden. We hebben dan ook alle wettelijke en technische voorzorgen genomen om niet-toegestane toegang en gebruik van jouw Persoonsgegevens te verhinderen.
In het geval van gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van smartphoto’s activiteiten, of in het geval smartphoto in faling zou worden gesteld, kunnen jouw Persoonsgegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen. Smartphoto zal je echter op voorhand inlichten over het feit dat het jouw Persoonsgegevens aan een derde overmaakt.

Zo willen we je ervan op de hoogte stellen dat wij je contactgegevens importeren in Facebook en/of Instagram om je onze advertenties te kunnen sturen vanuit onze Facebook- en/of Instagrampagina. Indien je dit niet langer wenst, kan je je hiervoor afmelden. Het gebruik en de overdracht van informatie door smartphoto via Facebook Graph API's (Application Programming Interfaces) en/of Instagram Graph API's voldoet aan de gebruiksvoorwaarden van Facebook/Instagram. Smartphoto's gebruik en overdracht van informatie ontvangen van Google API's (Application Programming Interfaces) voldoet aan het Google API Services Gebruikersgegevensbeleid, inclusief de vereisten voor Beperkt Gebruik.

3.4. Wettelijke verplichtingen:

Het kan voorkomen dat smartphoto jouw Persoonsgegevens als gevolg van een gerechtelijk bevel, of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving, moet onthullen. Smartphoto zal in redelijkheid pogen jou hier op voorhand over te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Artikel 4 – Duur van de verwerking

De Persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen jou en smartphoto.

Je hebt op elk moment de mogelijkheid om te stoppen met het gebruik van de smartphoto-diensten en/of jouw account op de smartphoto-website te verwijderen.
Indien je je account verwijdert, zal je de keuze krijgen om enige gegevens op te slaan, ofwel te verwijderen. Indien je jouw gegevens wenst te verwijderen, betekent dit dat je je recht op verwijdering toepast.
Indien je je recht op verwijdering niet toepast, zullen jouw Persoonsgegevens gedurende de volgende perioden bewaard worden.

- Categorie 1: De Persoonsgegevens uit categorie 1 worden door smartphoto bewaard gedurende de duur van jouw bezoek aan de website, en mogelijks nog 24 uur.

- Categorie 2: De Persoonsgegevens uit categorie 2 worden door smartphoto bewaard gedurende de duur van de klantenrelatie, en worden verwijderd 2 jaar na de beëindiging van de klantenrelatie, bij het verwijderen van het account

- Categorie 3: De Persoonsgegevens uit categorie 3 worden door smartphoto bewaard gedurende de duur van de klantenrelatie, en worden verwijderd 2 jaar na de laatste bestelling die je bij smartphoto plaatste.

- Categorie 4: De Persoonsgegevens uit categorie 4 worden door smartphoto bewaard gedurende de duur van de klantenrelatie, en worden verwijderd 2 jaar na de laatste communicatie met jou.

- Categorie 5: Wanneer de Persoonsgegevens uit categorie 5 deel uitmaken van een product dat door jou besteld werd, dan worden deze door jou geüploade Persoonsgegevens door smartphoto bewaard gedurende 60 dagen na jouw bestelling van het desbetreffende product, ongeacht het feit of je al dan niet een account hebt op onze website.

Wanneer de Persoonsgegevens uit categorie 5 door jou werden geüpload op de smartphoto-website, maar je nog niet overgegaan bent tot het bestellen van een product, dan hangt de bewaartermijn af van het feit of je een account hebt op onze website of niet:

• Indien je een account hebt op onze website worden deze Persoonsgegevens door smartphoto bewaard gedurende 2 jaar, indien je jouw product op onze website hebt bewaard. Deze bewaartermijn wordt met 2 jaar verlengd na het plaatsen van een nieuwe bestelling.
• Indien je deze Persoonsgegevens uploadde zonder een account aan te maken, worden deze Persoonsgegevens door smartphoto bewaard gedurende 90 dagen

- Categorie 6: De cookies worden bewaard volgens hetgeen wordt bepaald in onze Cookie Policy. Meer informatie hieromtrent kan je terugvinden onder artikel 7 van deze privacyverklaring.

Artikel 5 – Jouw rechten

5.1. Recht van toegang en inzage:

Je hebt het recht om op elk moment kennis te nemen van jouw Persoonsgegevens en het gebruik dat wij van jouw Persoonsgegevens maken.

5.2. Recht van verbetering, verwijdering en beperking:

Je bent vrij om je Persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan smartphoto. Je hebt steeds het recht om ons te verzoeken jouw Persoonsgegevens aan te passen. Daarnaast kan je de informatie gekoppeld aan je account op de smartphoto-website op ieder ogenblik zelf wijzigen.
Je kan eveneens verzoeken dat de verwerking van jouw Persoonsgegevens wordt beperkt, indien je denkt dat jouw Persoonsgegevens onnauwkeurig zijn. Bijkomend heb je het recht om smartphoto te verzoeken jouw gegevens te verwijderen, voor zover wij niet in de mogelijkheid verkeren deze anoniem te maken.
Wel kan het zijn dat, indien je weigert bepaalde Persoonsgegevens mee te delen, of indien je ons vraagt ze te verwijderen, wij onze smartphoto-diensten niet meer op een optimale wijze kunnen aanbieden.

5.3. Recht van verzet:

Je beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van jouw Persoonsgegevens wanneer je ernstige en rechtmatige redenen hebt om dit te doen.
Hoewel smartphoto jouw Persoonsgegevens niet zal gebruiken voor directe marketingdoeleinden zonder voorafgaande toestemming, heb je eveneens het recht van verzet tegen het gebruik van jouw Persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden. In dit geval zal niet om een specifieke motivering worden verzocht.

5.4. Recht van vrije gegevensoverdracht:

Je beschikt over het recht om je Persoonsgegevens die door smartphoto verwerkt worden in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of deze aan andere verwerkingsverantwoordelijken over te dragen.

5.5. Recht van intrekking van de toestemming:

Je beschikt over het recht om jouw voorafgaande toestemming voor het verwerken van jouw Persoonsgegevens in te trekken, ook al was de verwerking van jouw Persoonsgegevens op jouw toestemming gebaseerd.

5.6. Geautomatiseerde beslissingen en profilering:

Je hebt het recht ons te verzoeken niet het voorwerp uit te maken van een beslissing gestoeld enkel op een geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, die wettelijke gevolgen teweegbrengt die betrekking hebben op jou, of een aanzienlijke invloed op jou hebben.

5.7. Uitoefening van je rechten:

Je kan je rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar contact.nl@smartphoto.be of per post naar (mits je je als klant kan identificeren): smartphoto group NV DA 852-809-8 Postbus 4 - 9230 Wetteren - België

5.8. Recht om klacht in te dienen:

Je beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.
Indien je afkomstig bent uit een andere EU-lidstaat dan België, kan je eveneens een klacht indienen bij jouw nationale gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan een lijst van nationale toezichthoudende autoriteiten binnen de EU terugvinden op de volgende webpagina: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm. Indien je schade zou lijden als gevolg van de verwerking van jouw Persoonsgegevens, kan je een vordering tot schadevergoeding instellen..

Artikel 6 – Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op zowel technisch, administratief als organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van jouw Persoonsgegevens te vermijden alsook elke niet toegestane verwerking van deze gegevens. In het geval dat dit echter wel zou voorvallen en het jouw Persoonsgegevens zou betreffen, zal smartphoto je informeren omtrent de inbreuk, met inbegrip van een beschrijving van de potentiële impact en een aanbeveling om de mogelijke negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken

Smartphoto voorziet ook een veilige, door de gebruiker gecontroleerde omgeving voor het gebruik van de smartphoto-website en onze smartphoto-diensten. Wij bewaren jouw Persoonsgegevens veilig op onze servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden.
In geen geval kan smartphoto aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de Persoonsgegevens.

Daarnaast draag je zelf de aansprakelijkheid voor het behoud van de privacy en veiligheid wanneer je gebruik maakt van de smartphoto-website of onze smartphoto-diensten. Bijvoorbeeld: door alle niet-toegestane toegang tot de smartphoto-diensten in jouw naam te vermijden. Jij alleen bent aansprakelijk voor het gebruik van de smartphoto-website of onze smartphoto-diensten op jouw apparaten, jouw IP-adres en identificatiegegevens, alsmede voor de vertrouwelijkheid ervan.

Artikel 7 – Cookies

7.1. Wat zijn cookies?

Een “cookie” is een klein bestand uitgezonden door de server van smartphoto en geplaatst op de harde schijf van je computer of mobiel apparaat. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons gelezen worden en dit enkel gedurende de duur van het bezoek aan de website of app.

7.2. Waarom gebruikt smartphoto cookies?

De website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën om jouw gebruiksvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers van de website. Dit helpt ons om jou een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt of gebruikt, en laat ons ook toe onze website te optimaliseren. Cookies helpen smartphoto bijvoorbeeld om jouw bezoek aan de website te vergemakkelijken, zoals technische keuzes te herinneren (bijvoorbeeld een taalkeuze, een nieuwsbrief, …), of om je meer relevante smartphoto-diensten en aanbiedingen te tonen.

Ten gevolge van de Europese e-Privacyrichtlijn worden alle websites die gericht zijn op bepaalde delen van de Europese Unie verplicht om jouw toestemming te vragen voor het gebruik of opslaan van niet-essentiële cookies en gelijkaardige technologieën op jouw computers of mobiele apparaten. Dit artikel geeft je duidelijke en volledige informatie over de cookies die smartphoto gebruikt, met inbegrip van hun doel.
De cookies die wij gebruiken zijn veilig. De informatie die we verzamelen met behulp van cookies helpt ons om eventuele fouten te identificeren of om je specifieke smartphoto-diensten te laten zien waarvan wij denken dat ze voor jou van belang kunnen zijn

7.3. Soorten cookies:

Er bestaan zeer veel verschillende cookies die te onderscheiden zijn naar functionaliteit, herkomst of bewaartermijn. In ons coockiebeleid geven we een algemene beschrijving van de soorten cookies die mogelijks op de website van smartphoto worden gebruikt. Vervolgens wordt een gedetailleerd overzicht gegeven van deze verschillende cookies

Voor meer informatie omtrent het gebruik van cookies verwijzen we je graag door naar onze Cookie Beleid.

7.4. Je toestemming:

Bij jouw eerste bezoek aan onze website zal je gevraagd worden om de cookies te aanvaarden of te weigeren. Met deze toestemming ga je akkoord met de verschillende soorten cookies die wij gebruiken

Artikel 8 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze Algemene Privacyverklaring wordt beheerst, uitgelegd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht dat exclusief van toepassing is.
De rechtbanken van Gent zijn exclusief bevoegd om van elk geschil kennis te nemen dat zou voortvloeien uit de interpretatie of uitvoering van deze Algemene Privacyverklaring.